• Certificado Digital é prático, seguro e permite que empresas e PFs assinem documentos com validade jurídica e que comunique com órgãos governamentais (Receita e Caixa)
• A Advys trabalha e recomenda o uso do certificado digital tipo A1
• É obrigatório para empresas do Lucro Presumido que emitam notas fiscais de produto NF-e (comércio). Empresas do Simples Nacional podem usar o Código de Acesso se forem de serviços, mas se tiverem mais de 01 funcionário, também ficam obrigadas a terem o certificado. MEI é a única desobrigada, mas há exceções. A Advys recomenda que todas as empresas tenha o certificado digital do tipo A1.

A Certificação Digital é a tecnologia que, através de criptografia de dados, garante autenticidade, confidencialidade e integridade às informações eletrônicas. Veio para substituir a papelada e serve para assinar digitalmente documentos e ter acesso a sistemas eletrônicos restritos, principalmente de órgãos públicos na internet, como Receita Federal e INSS.

Por isso, se você ainda não tem o seu, é melhor tirar todas as suas dúvidas neste guia.

1. O que é certificado digital?
2. Para que serve?
3. Quem deve fazer?
4. Quais tipos de certificado digital existem?
5. Passo a passo para obter o certificado digital

1. O que é certificado digital?

É a identidade digital da empresa ou pessoa física. Ele permite assinar documentos com validade jurídica e fazer transações online com segurança. Ele pode ser adquirido no formato de arquivo para ser instalado no computador (tipo A1), em um dispositivo (cartão ou token) (tipo A3) ou como arquivo na nuvem, mas este costuma gerar vários problemas ainda. As responsáveis pela comercialização são as Autoridades Certificadoras credenciadas pela ICP-Brasil

2. Para que serve?

O certificado digital serve para autenticar todo tipo de transação e atividade online, garantindo segurança, privacidade e agilidade aos envolvidos, sem precisar da assinatura em papel ou reconhecimento de firma em cartório. A maioria de documentos oficiais podem ser assinados digitalmente com certificado digital, tanto por pessoas físicas como jurídicas. O certificado digital traz inúmeros benefícios para empresas e pessoas físicas e dentre eles, mais praticidade, mais segurança, redução de custos, facilidade de acesso a órgãos governamentais e emissão de notas fiscais

3. Quem deve fazer?

Por lei, toda empresa que emite NF-e (nota fiscal eletrônica de produtos) é obrigada a ter um certificado digital.

• Lucro Presumido e Real: são obrigadas a terem assinatura digital para declarar obrigações à Receita.
• Simples Nacional: são obrigadas a usar o documento se tiverem mais de 01 empregado ou se enquadrarem como comércio.
• MEI: não é obrigado, exceto em alguns casos, mas é preciso de um código de acesso.

4. Quais tipos de certificado digital existem?

Existem vários tipos de certificado digital disponíveis no mercado, mas os principais são estes:

• e-CPF: versão digital do CPF que permite acesso ao eSOcial, e-CAC, etc
• e-CNPJ: versão digital do CNPJ, permite acesso ao e-CAC, Receitanet e emissores de NF-e
• e-MEI: certificado exclusivo para o MEI que permite emitir NF-e e registro de funcionário pelo eSocial.
• NF-e: é destinado à emissão de notas fiscais eletrônicas como NF-e, NFS-e e NFC-e, além do DANFE (Documento Auxiliar na Nota Fiscal Eletrônica)
• e-Simples ou e-CNPJ ME/EPP: certificado digital que funciona como um e-CNPJ para pequenas empresas do Simples Nacional

Além disso, o certificado pode ser de dois tipos:

• Tipo A1: é um arquivo digital com validade de 1 ano que pode ser instalado em várias máquinas e acessado de qualquer dispositivo

• Tipo A3: é comercializado na forma de um dispositivo móvel (cartão inteligente, token, pen drive ou kit leitora) e possui validade entre 1 e 5 anos, mas só pode ser usado em apenas um computador por vez.

5. Passo a passo para obter o certificado digital

a. Escolha sua Autoridade Certificadora (AC)

O primeiro passo para adquirir seu certificado digital é escolher uma das Autoridades Certificadoras (ACs) subordinadas à ICP-Brasil. No site da ICP-Brasil, você confere uma lista completa.

b. Selecione o certificado ideal

No catálogo da certificadora, você terá diversas opções de certificados digitais e deverá selecionar a mais indicada para o seu caso. Se você tem uma pequena empresa e precisa emitir nota fiscal, por exemplo, pode escolher o, NF-e (mais recomendado), e-CNPJ ou e-Simples. Nós recomendamos fortemente que seja qual for o certificado, escolha o tipo A1 (arquivo instalado no computador). 

c. Apresente a documentação

Para adquirir o certificado digital, você terá que apresentar alguns documentos pessoais ou da empresa à certificadora, sendo para empresas:

• Estatuto, contrato social, requerimento de empresário ou ato constitutivo
• Alteração contratual registrada nos órgãos competentes (se houver)
• Documentos de eleição da diretoria vigente (quando aplicável)
• Documentos pessoais dos representantes legais (RG e CPF)
• Cartão do CNPJ impresso
• Certificado MEI (quando aplicável)

d. Agende a validação

Para concluir a compra do certificado digital, você poderá fazer a validação online se já tiver as digitais cadastradas na certificadora. Caso contrário deverá comparecer pessoalmente a um dos postos de atendimento da certificadora escolhida para validar o documento. Pessoas físicas podem renovar o certificado pela internet. 

e. Aguarde a entrega ou retire o certificado

Após fazer sua validação presencial, você receberá um link no seu email com a senha para emitir o certificado, se for do tipo A1. Se for do tipo A3 com dispositivo físico, você poderá retirar o hardware no local da validação. Se a empresa estiver obrigada a usar o certificado digital e não o fizer, poderá sofrer multas sobre obrigações acessórias, sanções administrativas e outras penalidades. 

E se você precisar de ajuda para adquirir seu certificado, é só contatar nosso time.